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关于作业指导书的编写
 
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作业指导书作为文件化质量体系的第三级文件,在质量体系的运行中起着举足轻重的作用,多用于指导具体的作业如设备的操作、产品或原材料的检验与试验、计量器具的检定、产品的包装等。质量手册和程序文件的编写已有很多文献作了详尽的阐述,但作业指导书的编写在有关文献和实际编写中却较少得到重视。
1.对作业指导书编写的误解
人们对作业指导书的编写存在着很多误解,主要有:
1)作业指导书是无用的,它既费时又妨碍人的手脚。有人认为我从事这项工作已经很多年了,作业步骤已可以倒背如流了,甚至闭着眼睛也能把它做好。实质上这是把作业指导书仅理解为纯粹的操作流程,实际上除此以外作业指导书还应包括更重要的内容,如作业的要求、产品接收与判定的准则等。也有人认为作业指导书束缚了员工的手脚,难以发挥其创造性。实质上这是将作业指导书当作一成不变的真理,很多情况下操作人员可以就作业指导书的修改、纠正和预防措施的制定等提出自己的意见,从而发挥他们的创造性和工作积极性。
2)认为作业指导书的数量越多越好。在质量体系的文件化过程中,有些组织针对所有的作业和过程都编制了文件。对此ISO9001中指出“如果没有形成文件的程序就不能保证质量时,则应对生产、安装和服务的方法制定形成文件的程序”,对程序文件如此,作业指导书同样也是如此,太多的文件会把你压垮。
3)把工作标准当作作业指导书。有的组织认为很多岗位已有工作标准,没必要制订作业指导书。其实,工作标准不同于作业指导书,它是针对工作的责任、权利、范围、质量要求、程序、效果、检查方法、考核与奖惩办法等方面所制定的标准。它与作业指导书可能有相同之处,但其强调的内容有区别,并不是所有的作业指导书都需要规定职责、权限、考核与奖惩等内容;反过来作业指导书应有的条件和标准在工作标准中却不一定有。需要说明的是,目前工作标准的发展趋势之一是将工作标准与作业指导书、程序文件有机地结合为一体。
4)用文字将现有的操作按步骤详细地描述下来就是作业指导书。太多的人认为为与ISO9000一致,公司应提供完成日常任务的书面文件,生产过程的每一个阶段都必须文件化,从而使雇员们陷进了把已经十分熟悉的操作的每一个细小步骤描述下来的泥潭。但这些逐步展开的作业指导书又怎么样呢?人们经常可以发现这样的废话:“通过拨动计算机左后方的肘节开关打计算机直到屏幕上出现绿光”或“立即输入口令”。这种指导书不仅无用,也是不必要的。
详细的作业步骤必须文件化吗?是的,它们可能是应该的,但却不是必须的,表明一项任务是如何完成的文件常常在设备的操作手册或培训手册、工业标准或工作培训的文件资料中已经有了。
2.作业指导书编制的原则
作业指导书的编写应遵循以下的原则:
1)作业指导书应尽可能简单、实用
      ISO9001规定质量体系程序的“范围和详略程度应取决于工作的复杂程度、所用的方法,以及开展这项活动所需的技能和培训”,同样作业指导书的详略程度也与此有关,并应尽可能简单、实用,为此可以采用以下方法:
首先,写你该写,即只写与控制影响质量的因素及结果的评定方法有关的内容,而有关操作的步骤等内容已在设备操作手册、标准、岗位培训的原始资料中已有描述,人们只需引用或参考这些已经存在的标准和文件,没有必要把它重复一遍。如在立式光学比较仪上校准塞规的作业指导书,不需要说明如何使用仪器和调整工件,但必须说明所使用的量块要求、塞规要求与结果的评价方法。
其次,尽可能写得最易懂。 ISO9000并没有要求用复杂的、冗长的、夸张的语言来编写,无论员工的文化程度有多高,人们也喜欢看容易阅读的东西故应选择通俗易懂的句子来表达,避免使用难懂的、生僻的词语。
第三,不定义术语。作业指导书可以使用各种术语,但给术语下定义是标准和质量手册、程序文件的事,而术语的理解应在有关的培训中解决。
最后,要尽可能方便使用者。使用者的需要是很重要的,作业文件应避免全部用文字来表达,可以采用流程图、图表、照片;同时采用较大的字号,避免使用密密麻麻的文字及大量地引用其他的文件或表格。
记住:无论是自己写文件或请别人编写,你不是按字付酬,简明、简洁是好的文件的标志。
2)只写该写的作业指导书
一般来说作业指导书过多或过少都是不正常的,但其数量并没有明确的规定,而应建立在需要的基础上。你应针对你计划编写的作业指导书回答以下三个问题:
a)我为什么要编制这个作业指导书?
b)有了这个作业指导书,我能执行什么任务(控制哪些影响质量的因素)?
c)文件的培训或岗前培训、岗位培训能覆盖或取代这个作业指导书吗?
对以上三个问题的明确回答可以决定是否需要这个作业指导书。
        3)易于修改
为响应瞬息变化的顾客需要和社会需要,过程需要不断地改进,因而有必要发挥员工.在持续质量改进中的作用,而难于修改的作业指导书不利于员工积极性和创造性的发挥。
4)应与已有的各种文件有机地结合在许多案例中,组织把老的工艺文件、规程、规范、工作标准等放在一边,仅简单地粉饰上质量体系要求,而没有把作业指导书和组织已有的文件结合起来。这实质上又会产生新的官僚主义,维持这种官僚主义产生了不必要的工作而对公司本身没有什么价值。
3.作业指导书的内容及表现形式
文件化作业指导书不必成为一种负担,像质量体系的其他文件化形式一样,作业指导书应专注于控制影响质量的因素而不是详细的操作。
那么,作业指导书应当包括什么内容呢?它应包括条件和标准,不是要求雇员详述每一步的操作,而是要求他们在进行操作时作记录和如何知道他们所做的是对的。换句话说,作业指导书是文件化一个特定操作的条件和标准。
1)条件
开始一种操作的场合或前提条件是什么?由谁开始和认可这项操作?如塞规检定的作业指导书应规定人员条件、环境条件、设备要求、量块要求等检定条件。
2)标准
对第三级的作用指导书来说,有比日常操作重要得多的内容,为了与ISO9000一致,它应当展示一个特定产品的能接收和不能接收的范围,也应陈述对公司产品来说是独一无二的公差和标准(如范围、极限),以使雇员知道他或她被对了?如果作业指导书不能提供有权威的标准,如尺寸、公差、公式、表格、温度范围、表面条件、加工方法、成份、原材料等,它就没有符合目的。
也就是说,对,大多数产品来说,作业指导书的文件化是关键信息的文件化,而工作的目的、范围、何时和何地做、如何做、使用什么材料与设备等内容视具体工作可斟酌取舍。
作业指导书用于具体指导现场生产或管理工作,其结构和形式完全取决于作业的性质和复杂程度,不像质量手册和程序文件那么单一,不必也不可能采用统一的结构和形式。因而根据其应当包括的内容可以全部用文字描述,也可以用图表来表示,或两者结合起来使用。

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